Serwis pod patronatem magazynu
Sprawdź, co musisz wiedzieć, jeśli korzystasz ze służbowego auta lub używasz swojego prywatnego pojazdu do celów zawodowych – odpowiedzialność za samochód, korzyści, obowiązki, nowe stawki kilometrówki.
Samochód firmowy, z którego pracownik za darmo korzysta prywatnie, też jest „kosztowny”. Nawet jeśli firma oddaje mu auto do dyspozycji bez pobierania opłat, po pieniądze z kieszeni kierowcy sięgnie urząd skarbowy. Powód? Używanie auta jest traktowane jako przychód pracownika, który należy wyliczyć na podstawie cen rynkowych użyczenia podobnego pojazdu. I właśnie taka kwota zostanie dopisana do rocznego zeznania PIT, a pracodawca co miesiąc pobierze zaliczkę na rzecz podatku dochodowego (według skali podatkowej).
Jeżeli za udostępnienie samochodu do celów prywatnych pracownik zapłaci pracodawcy, nie ma potrzeby opłacania podatku.
Zdarzają się także odwrotne sytuacje, kiedy to pracownik użycza pojazd firmie, w której jest zatrudniony (np. korzysta z prywatnego auta w podróży służbowej). W takiej sytuacji właścicielowi samochodu przysługuje tzw. kilometrówka.
Do 16 stycznia 2023 r. wysokość stawek określało rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z dość zamierzchłych czasów, bo z 2007 r. Dla auta osobowego o pojemności silnika do 0,9 l było to 0,5214 zł za każdy przejechany km. W przypadku samochodu z większym silnikiem stawka rosła do 0,8358 zł. 17 stycznia weszło w życie rozporządzenie ministra infrastruktury z 22 grudnia 2022 r. zwiększające te kwoty. Wynoszą one teraz: dla auta o pojemności skokowej silnika do 900 cm³– 0,89 zł, a dla aut osobowych z większym silnikiem – 1,15 zł.
Wspomniane kwoty dotyczą tylko firm ze sfery budżetowej. W pozostałych zakładach pracy określa je regulamin wynagrodzeń. Jeżeli go brakuje, stosowane są stawki „ustawowe”.
Przy okazji warto pamiętać, że „kilometrówka” jest wolna od podatku dochodowego i do pewnego pułapu również zwolniona ze składek na ZUS.
Zarówno pracodawca, jak i pracownik muszą dbać o auto służbowe. Ten pierwszy ma obowiązek wykupienia polisy i utrzymywania właściwego stanu technicznego, z kolei pracownik musi właściwie eksploatować powierzony pojazd, zgodnie z instrukcjami pracodawcy oraz producenta danego modelu.
Samochody firmowe mają zwykle wykupione ubezpieczenie autocasco. Nie oznacza to jednak, że w przypadku szkody firma musi uruchomić polisę i stracić ewentualne zniżki. Część kosztów pracownik może ponieść sam.
W razie wyrządzenia szkody najważniejszą kwestią jest ustalenie, czy wina była umyślna czy przypadkowa. Jeśli zniszczenie samochodu było przypadkowe, zgodnie z kodeksem pracy szef może dochodzić odszkodowania tylko do trzykrotności pensji podwładnego (jeśli nie ma umowy o pracę – nie ma ograniczeń). Jeżeli przewinienie jest bezsprzeczne i pracodawca ma na to dowody, np. notatkę policji o wyprzedzaniu na linii ciągłej czy o znacznym przekroczeniu prędkości, wszystkie koszty mogą zostać przerzucone na pracownika.
Korzystając ze służbowego samochodu, warto pamiętać o przestrzeganiu instrukcji obsługi auta. Jazda bez oleju silnikowego czy bez powietrza w kołach może zostać uznana za celowe niszczenie pojazdu. Uwaga! Jeżeli pracodawca udowodni umyślną winę lub uszkodzenie pojazdu, może zwolnić pracownika z powodu niedbałości o mienie służbowe.
W przypadku firmowego pojazdu ten zwykle nie jest własnością pracodawcy, a jest leasingowany czy wynajmowany. Jadąc „prywatnie” do innego kraju, trzeba uzyskać zgodę pracodawcy oraz finansującego pojazd. I o ile przy wyjazdach do UE zwykle nie trzeba się o nią starać lub jest ona udzielona już automatycznie przy podpisywaniu umowy np. leasingu, to podróż na wschód od Polski może nie być możliwa. Powód? Nie każde ubezpieczenie AC tam działa, a więc w razie szkody instytucja finansująca nie dostanie zwrotu kosztów naprawy, z tego powodu nie dostaniemy takiego upoważnienia lub trzeba będzie dopłacić do polisy AC.
Kierowcy leasingowanych pojazdów dostawczych (służących do przewozu drogowego rzeczy) muszą posiadać umowę leasingu (odpowiednio najmu, dzierżawy) lub poświadczony wyciąg z umowy, który winien zawierać w szczególności: nazwy finansującego i użytkownika, datę zawarcia umowy leasingu, okres obowiązywania umowy leasingu i oznaczenie pojazdu. Odpis lub wyciąg z umowy leasingu powinien być poświadczony przez notariusza, jak i przetłumaczony na język obcy zgodnie z wymogami państwa członkowskiego EU, na terenie którego korzystający zamierza użytkować leasingowany pojazd.
Wielu pracowników zastanawia się, czy podróż służbowa wlicza się do czasu pracy. Sąd Najwyższy uznał, że czas podróży służbowej zaliczany jest do czasu pracy, o ile przypada w harmonogramowych godzinach pracy pracownika. W pozostałych przypadkach czas podróży służbowej przypadający poza harmonogramowe godziny pracy pracownika nie jest zaliczany do jego czasu pracy. Ważną kwestią jest jednak zagwarantowanie 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w ciągu doby.
„Czas podróży służbowej nie może więc skracać tego wymiaru, a jeśli tak się dzieje, to firmy muszą przyznać równoważny okres odpoczynku, np. dzień wolny. Jest to istotne zarówno ze względu na komfort i bezpieczeństwo pracy pracownika, jak też na bezpieczeństwo prawne pracodawcy, ponieważ zgodnie z art. 281 pkt. 5 Kodeksu pracy podmiot zatrudniający, który narusza przepisy o czasie pracy, podlega karze grzywny od 1000 do nawet 30 000 złotych” – mówi Joanna Misiun, Ekspert ds. bezpieczeństwa pracy W&W Consulting.
Korzystając z auta służbowego, trzeba pamiętać, że bezpłatne używanie pojazdu służbowego do celów prywatnych oznacza przychód, który należy ujawnić w zeznaniu PIT.
Pracownik, który uszkodzi auto, musi mieć świadomość, że za naprawę może płacić z własnej kieszeni, nawet gdy pracodawca wykupił AC. Dotyczy to szkód umyślnych, jeśli pracodawca ma na to dowody.
A jeżeli wina pracownika nie jest celowa i umyślna, można go obciążyć kosztami naprawy powierzonej rzeczy, np. pojazdu, ale tylko do wysokości trzech pensji. Zgodnie z kodeksem pracy nie można odebrać więcej, nawet jeśli nie pokryje to szkody w całości.
Najgorzej mają osoby zatrudnione bez umów o pracę, np. jako firma zewnętrzna. One w 100 proc. odpowiadają za wszelkie szkody i mogą zostać zmuszone nie tylko do naprawy rozbitego pojazdu, ale również pokrycia strat, jakie poniósł użyczający auto, co może być dość kosztowne.
