Serwis pod patronatem magazynu
Kolejki po odbiór tablic czy nowego dowodu rejestracyjnego? Jest metoda, by tego uniknąć. Odbiór dokumentów całą dobę, siedem dni w tygodniu.
W dobie cyfryzacji oraz rosnącej potrzeby automatyzacji usług publicznych coraz więcej miast w naszym kraju wprowadza rozwiązania ułatwiające życie obywatelom. Jednym z nich są urzędomaty – automaty samoobsługowe, dzięki którym można w szybki i wygodny sposób odebrać dokumenty związane z rejestracją pojazdów, uprawnieniami do kierowania czy innymi sprawami urzędowymi.
To przełom w obsłudze kierowców, którzy dotychczas musieli godzinami czekać w kolejkach w wydziałach komunikacji. Urzędomaty funkcjonują podobnie do popularnych paczkomatów. Po załatwieniu sprawy online lub złożeniu wniosku w urzędzie dokument – np. dowód rejestracyjny, prawo jazdy, ale także tablice rejestracyjne – trafia do urzędomatu, skąd właściciel może go odebrać o dowolnej porze dnia i nocy. Dzięki temu możliwa jest obsługa klienta 24/7, bez konieczności dostosowywania się przez niego do godzin pracy urzędów.
To rozwiązanie szczególnie przydatne w dużych miastach, gdzie liczba spraw załatwianych w urzędach komunikacji sięga tysięcy miesięcznie, ale wdrażane jest i w mniejszych ośrodkach. Wprowadzenie urzędomatów znacząco odciąża urzędników i przyspiesza cały proces. Co więcej, odbiór dokumentów trwa zaledwie kilkadziesiąt sekund, a to duża ulga dla kierowców. Urzędomaty pojawiają się w wielu miejscach.
Ich wprowadzenie to krok ku nowoczesnej, przyjaznej i efektywnej administracji. Dla kierowców oznacza to mniej formalności, oszczędność czasu i większą elastyczność. Trudno się dziwić, że coraz więcej samorządów decyduje się na ich wdrożenie.
Urzędomaty czy powiatomaty powstają niezależnie od firm posiadających urządzenia paczkowe. Działają jednak na podobnej zasadzie jak te, z których można odbierać zamówione przesyłki.
Interesant podczas składania wniosku ma możliwość wyboru, czy chce odebrać dowód rejestracyjny w okienku, czy z urzędomatu. Ta druga forma ma tę przewagę, że odbioru można dokonać poza godzinami pracy wydziału i nie trzeba umawiać się na wizytę, a urzędomat działa 24h na dobę, 7 dni w tygodniu.
Zgodę na odbiór dokumentów w paczkomacie przyjmuje się jednocześnie jako przyzwolenie na urzędowe potwierdzenie dokumentów, na równi z fizycznym odbiorem przy okienku.
Wniosek rozpatrywany jest w zwykłym trybie, zamawiane są wymagane dokumenty czy tablice, a po zakończeniu sprawy wyznaczeni pracownicy umieszczają je w urzędomacie. Poufność danych jest zachowana na równi z klasyczną procedurą.
Gdy dokumenty znajdą się w urzędomacie, interesant otrzymuje SMS-a z kodem dostępu do swojej skrzynki.
Ten etap dobrze znamy z odbioru zwykłych przesyłek. Wpisujemy kod, skrzynka się otwiera, odbieramy to, co zamówiliśmy.
Na tym procedura się właściwie kończy. Odbieramy dokumenty, fakt ten rejestrowany jest w urzędowym systemie, nie trzeba niczego więcej podpisywać itp.
Dokumenty z urzędomatów można odebrać w dowolnej chwili, jednak zwykle ma się na to 48 godzin. Ale to podobne warunki do tych stosowanych w przypadku zwykłych komercyjnych przesyłek. Usługa jest bezpłatna.
Pomysł wyraźnie zyskuje na popularności. Na zdjęciu otwierającym mamy powiatomat przy starostwie w Mińsku Mazowieckim podobne urządzenia funkcjonują już np. w Poznaniu, Koninie, Gnieźnie, Cieszynie, Mikołowie i ciągle przybywa nowych. Interesanci są zadowoleni.
Na początku 2025 r. przy Starostwie Powiatowym w Mińsku Mazowieckim pojawił się jeden z pierwszych w kraju urzędomat/powiatomat. Nowość przyciąga uwagę nie tylko lokalnych interesantów, ale także samorządowców z innych powiatów, którzy widzą potencjał w tym rozwiązaniu. Na ten temat rozmawiamy z Urszulą Pacygą, wicestarostą mińskim.
Skąd pomysł?
Na początku naszej kadencji dyrektor wydziału komunikacji przyszedł do mnie z pomysłami, w jaki sposób można usprawnić pracę – powiatomat był jednym z najbardziej obiecujących.
Ile osób korzysta z powiatomatu?
Coraz więcej. Zaczęliśmy w styczniu i od razu około 7 proc. dokumentów było odbieranych przez powiatomat. W kolejnych miesiącach usługa rozwijała się bardzo szybko, 19, 23, do 24 proc. w kwietniu – wiemy na pewno, że jest to duże ułatwienie dla mieszkańców powiatu. Jeden z nich odebrał tablice rejestracyjne o 3:30 w nocy.
Czy nie ma przeszkód prawnych?
Przy składaniu dokumentów w starostwie wnioskodawca wyraża pisemną zgodę na odbiór dokumentów przez powiatomat. Urządzenie obsługiwane jest wyłącznie przez pracowników starostwa, którzy posiadają karty dostępu. W razie problemów czy wątpliwości cały proces jest do prześledzenia. Jak dotychczas reklamacji nie było.
Kto zapewnia usługę „powiatomat”?
Starostwo ma obecnie pełne prawa do oprogramowania, żadna zewnętrzna firma z nich nie korzysta.
Czy można coś poprawić?
Jak zawsze, można. U nas okazało się, że skrzynki nie są najlepiej zabezpieczone przed wilgocią. Zaczęliśmy zatem doręczać dokumenty nie w foliowych „koszulkach”, ale w zamykanych „zip bagach”. Po sprawie.
Pani chyba interesuje się motoryzacją?
Tak, zainteresowanie nazywa się Honda CBR 125, ale teraz jest mało czasu na jazdę.
Pod względem cyfryzacji Polska akurat prezentuje się całkiem nieźle. Podstawą do korzystania z usług e-administracji jest założenie profilu zaufanego. Taką usługę zapewnia większość dużych banków (co też wskazuje na nasze zaawansowanie w tym względzie).
Co można wówczas załatwić przez internet? Sporo. Zgłosić sprzedaż lub zakup auta, zapłacić podatek i akcyzę przy sprzedaży/zakupie pojazdu, itp. Mamy też przydatną aplikację mObywatel, dzięki której w komórce możemy mieć wszystkie potrzebne kierowcy dokumenty. Do tego dochodzą komercyjne usługi, jak np. zakup polisy online, tu już bez konieczności zakładania profilu zaufanego.
