Rejestracja pojazdu krok po kroku: wymagane dokumenty, procedury, najczęstsze przyczyny odmowy

Kupiłeś samochód? Kolejną przyjemnością, której doświadczysz, będzie zapewne procedura jego rejestracji. Każdy kupiony pojazd – zarówno nowy, z salonu, jak i używany – trzeba będzie zarejestrować w urzędzie. Mamy na to 30 dni od zawarcia transakcji, później czekają na nas kary. Niezarejestrowanym samochodem nie możemy się poruszać.

Proste (na pozór) zasady

Procedura rejestracji jest opisana na stronie każdego wydziału komunikacji. Sprawa wygląda na banalną i taka powinna przecież być. Trzeba przecież tylko przedstawić podstawowe dokumenty auta, udowodnić, że jest się jego właścicielem, uiścić opłaty – i to wszystko, później odbieramy nowy dowód i tablice rejestracyjne. Pozostaje przymocować je do auta.

W większości przypadków wymienione etapy rzeczywiście przebiegają gładko. Pod jednym wszakże warunkiem – że sprawa jest rutynowa. Umowa sprzedaży wypełniona jest bezbłędnie, pochodzenie samochodu nie budzi wątpliwości, zagraniczne dokumenty wyglądają jak wzorcowe, opłaty są uiszczone, podpisy czytelne – tak, wtedy wszystko idzie zwykle jak z płatka.

Problemy przy rejestracji pojazdu

Niestety, w życiowych realiach często tak nie jest. Wada w dokumentacji pojazdu może powstać na wiele sposobów – na skutek zaniedbania lub celowego działania poprzednika, po kontroli policyjnej na drodze, w wyniku zaawansowanego wieku auta itp. Wiele z nich może nie dawać o sobie znać przez lata, zwłaszcza jeśli pojazd użytkowany jest sporadycznie. Problemy pojawią się, gdy taki samochód trafi w ręce kolejnego właściciela, często nieświadomego zagrożenia.

Wady formalne najczęściej prowadzą do poważnych trudności z rejestracją pojazdu. Mają też wpływ na dalsze komplikacje, np. związane z zaliczeniem obowiązkowego badania technicznego. Czasami może być potrzebne wsparcie poprzednich właścicieli.

Każdy urząd ma swoje wymagania

Inną komplikacją potrafią być niuanse w wymogach poszczególnych wydziałów komunikacji. Sprawa może rozbić się o nieuznawany dokument poświadczający własność – coś, co dla jednych wydziałów jest akceptowalne, w innych miejscach może spotkać się z odmową. Co jeszcze warto wiedzieć?

Rejestracja samochodu krok po kroku

Kto może zarejestrować samochód?

Sprawa podstawowa: rejestracji może dokonać tylko osoba do tego uprawniona – nie można na przykład „załatwić” tej sprawy w czyimś imieniu grzecznościowo – muszą być dopełnione pewne formalności. W skrócie: musi być to prawny właściciel pojazdu lub osoba przez niego oficjalnie do tego uprawniona.

• Właściciel pojazdu

Tu sprawa jest oczywista, dokumenty składa w urzędzie osoba wpisana na umowie kupna-zakupu auta. Lub osoby – to bardzo ważne zastrzeżenie. Jeśli auto ma współwłaścicieli, wszyscy powinni być obecni podczas rejestracji.

• Osoba, która może reprezentować firmę

Jeśli pojazd jest własnością firmy, do rejestracji powinna stawić się osoba mogąca ją prawnie reprezentować – właściciel lub pełnomocnik.  

• Pełnomocnik

Sprawę da się załatwić również przez pełnomocnika. Pełnomocników mogą wyznaczać osoby fizyczne i prawne. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub w formie elektronicznej – pamiętaj, że dokument elektroniczny musi być podpisany podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym. Możesz udzielić pełnomocnictwa również ustnie – w urzędzie, ale wówczas z czynności udzielenia pełnomocnictwa sporządza się protokół. 

Ogólna uwaga dotycząca pełnomocnictwa: warto skonsultować się z konkretnym urzędem w sprawie szczegółów jego formy. Niektóre wydziały komunikacji mogą stwarzać na tym etapie pewne problemy. 

Co trzeba przygotować do rejestracji pojazdu?

Zanim pójdziemy do urzędu, należy zebrać komplet wymaganych dokumentów. Zestaw będzie się nieco różnił w zależności od konkretnego przypadku (auto nowe lub używane, krajowe lub rejestrowane w Polsce po raz pierwszy, z Unii lub spoza itp.). 

• Wniosek o rejestrację pojazdu

Blankiety są w wydziałach komunikacji, można je też pobrać z internetu (wzorce są bardzo łatwe do wyszukania, na szczęście obowiązuje jeden schemat na całą Polskę, będący załącznikiem do rozporządzenia Ministra Infrastruktury; na szczęście poszczególne urzędy nie mogą wprowadzać własnych innowacji w tym zakresie). Trzeba je czytelnie wypełnić i podpisać.

• Dowód własności

Dokument, który potwierdza, że jest się właścicielem pojazdu, to na przykład umowa kupna/sprzedaży lub faktura VAT za zakup pojazdu. Niby sprawa jest w tym zakresie prosta, ale gdy zagadnienie własności pojazdu odbiega od standardowego (w grę wchodzą np. sprawy spadkowe czy wielu właścicieli w przeszłości), sprawy zwykle bardzo się komplikują. 

• Dotychczasowe tablice rejestracyjne

Jeśli auto miało już tablice rejestracyjne, należy oddać dotychczasowe tablice (umyte!). Jeżeli pojazd nie ma tablic albo jeśli tablice trzeba zwrócić do kraju, z którego pojazd jest sprowadzony – wystarczy oświadczenie, że pojazd jest bez tablic albo że tablice rejestracyjne trzeba zwrócić do kraju, z którego pojazd został sprowadzony.

• Potwierdzenie wszystkich opłat

Przy rejestracji auta sprowadzonego należy przedstawić dokument potwierdzający rozliczenie się z akcyzy lub brak takiego obowiązku. Gdy auto jest sprowadzone spoza Unii – trzeba dołączyć dowód odprawy celnej. Do składanego wniosku trzeba też dołączyć dowód uiszczenia opłat urzędowych za dowód rejestracyjny i tablice. Można tego dokonać w kasie w urzędzie lub przelewem.

• Stary dowód rejestracyjny

Dotyczy rejestracji aut używanych. W dowodzie musi być wpis o ważnym badaniu technicznym. Jeśli minął termin badania technicznego – trzeba je wykonać i złożyć zaświadczenie o pozytywnym wyniku.

Jeśli auto jest sprowadzone, przedstawia się alternatywnie dokument potwierdzający pozytywny wynik badania technicznego pojazdu lub dowód rejestracyjny pojazdu wydany przez właściwą instytucję państwa pochodzenia samochodu, w którym jest wpis potwierdzający wykonanie oraz termin badania.

• Świadectwo zgodności

Jest ono wymagane przy rejestracji nowych aut, wraz z oświadczeniem, które będzie zawierać dane i informacje o pojeździe, które są potrzebne do rejestracji pojazdu. Takie dokumenty dostajemy od dealera w trakcie zakupu auta.

• Tłumaczenia dokumentów

Dokumenty w języku obcym dołączone do wniosku powinny być przetłumaczone na język polski, ale są wyjątki – zgodnie z przepisami nie trzeba tłumaczyć dowodu rejestracyjnego, który został wydany w państwie UE w zakresie zawierającym kody ujednolicone na poziomie Unii Europejskiej. 

Rejestracja pojazdu – konieczne czynności

Zebraliśmy dokumenty, pora wybrać się do urzędu. Oto ostateczna lista czynności do wykonania: 

• Ubezpieczyć auto

Przed rejestracją lub najpóźniej w jej dniu, a przed wyjechaniem na drogi, trzeba wykupić OC.

• Sprawdzić, czy mamy komplet  dokumentów

Sprawdźmy, czy zebraliśmy wszystkie wymagane dokumenty, o których pisaliśmy wcześniej.

• Dokonać opłat

Uregulowane muszą być opłaty celno-skarbowe oraz urzędowe.

• Złożyć dokumenty

Dokumenty można złożyć bezpośrednio w urzędzie, wysłać pocztą lub złożyć przez internet – jeśli w urzędzie jest taka możliwość. Trzeba sprawdzić na stronie internetowej urzędu, czy jest elektroniczna skrzynka podawcza i jakie są wymagania w przypadku składania wniosków o rejestrację pojazdu przez internet.

Rejestracja pojazdu – terminy

Na rejestrację auta mamy określony czas, za niedopełnienie tego obowiązku grozi kara.

• 30 dni od zakupu

Jeśli przekroczymy termin 30 dni na rejestrację, zapłacimy karę w wysokości 500 zł. Jeśli spóźnimy się o 180 dni i dłużej – kara wzrośnie do 1000 zł.

• Nie wolno jeździć niezarejestrowanym pojazdem

Auto niezarejestrowane nie może poruszać się po drogach. Z salonu bez tablic na własnych kołach też nie wyjedziemy.

Gdzie się rejestruje pojazdy?

Rejestracji dokonuje się wydziale komunikacji urzędu właściwego dla miejsca stałego zamieszkania. Może być to: 

• starostwo powiatowe
• urząd miasta – jeśli mieszka się w mieście na prawach powiatu
• urząd dzielnicy – w Warszawie

Ile się płaci za rejestrację pojazdu?

Płacimy za pozwolenie czasowe, dowód i tablice rejestracyjne

• 13,50 zł – opłata za pozwolenie czasowe
• 66,50 zł – opłata za dowód rejestracyjny i komplet znaków legalizacyjnych
• 80 zł – tablice samochodowe 
• 40 zł – tablice motocyklowe 
• 30 zł – tablice motorowerowe 
• 1000 zł – tablice indywidualne

Procedura rejestracji

Najpierw urzędnik zarejestruje pojazd czasowo na 30 dni. Przez ten czas sprawdzi informacje o pojeździe i zleci produkcję dowodu rejestracyjnego. Następnie powinniśmy otrzymać docelowy dowód rejestracyjny. Jeśli to się nie stanie, należy wystąpić o przedłużenie pozwolenia czasowego. Zazwyczaj urzędy informują o możliwości odbioru „twardego” dowodu.

Najczęstsze przyczyny odmowy rejestracji pojazdu

Wcale nie tak rzadko zdarzają się sytuacje, w których urzędnicy odmawiają dokonania rejestracji auta. Wynika to z wielu powodów. Jak często w naszym kraju, każdy urząd w nieco odmienny sposób interpretuje przepisy – w jednych punktach pewne dokumenty przyjmowane są bez problemów, w innych nie są akceptowane. Na przestrzeni lat w dokumentacji pojazdu mogą pojawiać się też pewne wady, które na jaw wychodzą dopiero przy próbie przerejestrowania pojazdu. Oto kilka tego typu przykładów.

Brak ciągłości umów

Zdarza się, że kupujemy samochód od osoby, która również nabyła to auto jako używane, ale go nie przerejestrowała. W takim przypadku oprócz spisania umowy z ostatnim właścicielem kupujący musi dostać także umowę między aktualnym i poprzednim właścicielem. Lub więcej umów, jeśli ten łańcuszek był dłuższy. 

• Sprawy mogą się jeszcze bardziej skomplikować, gdy obecni właściciele odziedziczyli auto, ale go nie przerejestrowali na siebie. Pojawiają się wtedy takie dokumenty jak protokół dziedziczenia i akt poświadczenia dziedziczenia. Jedne urzędy zaakceptują oba, inne będą wymagać koniecznie aktu.

Brak wpisu o haku czy instalacji LPG

Może się zdarzyć, że w dowodzie rejestracyjnym, który dostaniemy od poprzedniego właściciela, nie ma wymaganych adnotacji dotyczących zamontowania haka czy instalacji gazowej. Urzędnik odmówi przerejestrowania takiego auta.

• W SKP trzeba uzyskać zaświadczenie o poprawności mocowania haka czy instalacji LPG.

Brak ważnego badania technicznego

Zanim udamy się do wydziału komunikacji, trzeba sprawdzić w dokumentacji pojazdu, czy auto ma ważny przegląd. Bez niego nie ma co liczyć, że uda się zarejestrować pojazd.

• Jeżeli obowiązek nie został dopełniony przez poprzedniego właściciela, trzeba pojechać na stację diagnostyczną i przeprowadzić przegląd.

Brak wniesienia opłat związanych z rejestracją pojazdu

Nikt nie dokona rejestracji bez uiszczenia wymaganych opłat urzędowych. Płaci się w kasie urzędu lub przelewem – potwierdzenie trzeba złożyć razem z wnioskiem.

• Opłata skarbowa za pełnomocnictwo to 17 zł. Ją także trzeba uiścić, jeśli korzystamy z tego rodzaju wsparcia.

Niekompletne dokumenty/błędy we wniosku

Niby spis wymaganych dokumentów jest jasno rozpisany, ale często przy okienku okazuje się, że czegoś brakuje lub wniosek zawiera proste błędy, np. niewłaściwy PESEL sprzedawcy.

• Gdy auto miało współwłaścicieli, dość powszechnym błędem jest brak wszystkich podpisów na umowie sprzedaży. Wszyscy aktualni współwłaściciele powinni też być przy rejestracji pojazdu.

Błędy w dowodzie rejestracyjnym

Przeważnie dotyczą numeru VIN, pojemności silnika, masy własnej, liczby miejsc. Zwykle są wychwytywane dopiero na etapie rejestracji.

• Ustalenie danych wykonuje się na zlecenie starosty na stacji kontroli pojazdów. Koszt wynosi 64 zł.

Pojazd w rejestrze aut kradzionych

Oczywiście urząd nie zarejestruje auta, które figuruje w policyjnych bazach aut skradzionych. To będzie jednak najmniejszy problem nowego właściciela.

• Jest ryzyko, że możemy zostać oskarżeni o paserstwo nieumyślne. Samochód zostanie nam odebrany i trafi w ręce osoby, której został skradziony lub do ubezpieczyciela – jeśli wypłacono AC.

Nieczytelny numer VIN

W trakcie procedury rejestracji samochód może zawitać do SKP, a tam diagnosta może stwierdzić, że numer VIN auta jest nieczytelny. Takiego auta nie uda się zarejestrować.

• Trzeba przejść procedurę nadania nowego numeru identyfikacyjnego, w którą zaangażowani będą rzeczoznawca, diagnosta i urzędnicy z wydziału komunikacji.

Zastrzeżenie własności w umowie

W umowie sprzedaży mógł pojawić się zapis stwierdzający, że „samochód staje się własnością kupującego dopiero w momencie uiszczenia pełnej wpłaty”.

• Należy przedstawić kolejny dokument: dowód zapłaty za samochód.

Zastaw rejestrowy 

Jeśli na aucie ustanowiony jest zastaw, prawa do auta mają także kredytodawcy.

• Lepiej sprawdzić, czy auto nie jest tak obciążone.

Ponowna rejestracja auta

Pojazd można wyrejestrować z różnych przyczyn – z uwagi na kradzież, kasację, zniszczenie, sprzedaż za granicę czy cofnięcie homologacji. Ogólna zasada jest taka, że raz wyrejestrowanego auta ponownie zarejestrować się już nie da. Skoro mamy jednak do czynienia z zasadą, oczywiście muszą być od niej wyjątki. 

Ponownie można zarejestrować pojazd:

• odzyskany po kradzieży
• zabytkowy
• mający co najmniej 25 lat i unikatowy lub istotny dla historii motoryzacji, co jest poświadczone przez uprawnionego rzeczoznawcę
• ciągnik lub przyczepę rolniczą
• wywieziony z kraju/sprzedany za granicą
• po automatycznym wyrejestrowaniu z ewidencji pojazdów

Rejestracja auta sprowadzonego

Jako że import aut używanych jest ciągle pokaźny, warto wyodrębnić w skrócie dokumenty potrzebne do rejestracji pojazdu sprowadzonego. 

W urzędzie trzeba będzie przedstawić:

• dowód rejestracyjny pojazdu (auta spoza UE: zamiast dowodu można przedstawić inny dokument potwierdzający rejestrację)
• tablice rejestracyjne lub oświadczenie o ich braku
• dowód odprawy celnej przywozowej (jeżeli samochód został sprowadzony z terytorium państwa niebędącego państwem członkowskim UE)
• dokument potwierdzający zapłatę akcyzy albo dokument potwierdzający brak tego obowiązku
• tłumaczenia na język polski dokumentów sporządzonych w języku obcym, dokonane przez tłumacza przysięgłego lub właściwego konsula (nie trzeba tłumaczyć dowodu rejestracyjnego wydanego w UE)

Rejestracja auta na zabytek

Poza standardowymi dokumentami, aby zarejestrować samochód zabytkowy, w wydziale komunikacji trzeba przedstawić:

• uwierzytelnioną kopię decyzji w sprawie wpisania pojazdu do rejestru zabytków lub dokument potwierdzający ujęcie pojazdu w wojewódzkiej ewidencji zabytków albo potwierdzający wpisanie pojazdu do inwentarza muzealiów
• zaświadczenie z przeprowadzonego badania pojazdu zabytkowego oraz protokół oceny stanu technicznego
• dotychczasowy dowód rejestracyjny pojazdu lub oświadczenie o nieposiadaniu dowodu rejestracyjnego
• tablice rejestracyjne

Uwaga! Nawet, gdy kupujemy auto do renowacji (lub uszkodzone, do naprawy), nadal obowiązuje nas 30-dniowy okres na rejestrację auta, którego przekroczenie skutkuje finansowymi karami. Do tego konieczne jest jednak aktualne badanie techniczne, co w takiej sytuacji jest w praktyce nierealne. Nasz ustawodawca nie przewidział  w takiej sytuacji odroczenia terminu. Pozostaje nam na przykład:

• wliczenie kar w cenę transakcji
• czasowe wyrejestrowanie pojazdu – możliwe, gdy auto musi zostać poddane naprawie po szkodzie istotnej lub w razie konieczności naprawy ważnych elementów konstrukcyjnych; auto osobowe może zostać wyrejestrowane na okres od 3 do 12 miesięcy,czas ten nie podlega przedłużeniu
• obchodzenie prawa, np. fikcyjną sprzedaż komuś znajomemu zyskujemy kolejny miesiąc

PODSUMOWANIE

Gdzieś kolejki, gdzieś informatyzacja i odbiór dokumentów oraz tablic w paczkomacie. Jakieś dokumenty własności są akceptowane w jednym urzędzie, w innym wymagane są inne. Coś musi być przetłumaczone albo nie – doświadczenia kierowców z rejestracją aut w dużym stopniu zależą od tego, jak zorganizowana jest praca w ich konkretnym, lokalnym wydziale komunikacji. To dosyć dziwne, bo mówimy przecież o standardowej procedurze, której zasady ustalane są ogólnie dla całego kraju, a nie należą do kompetencji poszczególnych samorządów. Pole do interpretacji przepisów jest jednak dość szerokie, co daje o sobie znać zwłaszcza w sprawach odbiegających od rutyny.

• Zanim pójdziemy do wydziału komunikacji, upewnijmy się, że zgromadziliśmy wszystkie dokumenty wymagane konkretnie w tym urzędzie